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São João lidera projeto pioneiro em Portugal na digitalização e preservação digital de informação clínica

09 de Junho de 2021
Rcd pediatria site 1 1024 550

Melhoria no acesso aos registos clínicos em papel para fins de prestação de cuidados - disponibilidade 24h/7 de forma integrada com o processo clínico eletrónico; segurança da informação utilizada pelos profissionais, diminuindo a circulação de registos em papel; registo de acessos aos processos digitalizados e preservação digital: são estas as principais vantagens do Repositório Clínico Digital (RCD), um projeto inovador em Portugal promovido pelo Centro Hospitalar Universitário de São João (CHUSJ), em parceria com Direção Geral do Livro, dos Arquivos e das Bibliotecas (DGLAB) (POCI-02-0550-FEDER-012415). O principal objetivo é assegurar o acesso à informação clínica numa perspetiva integrada do Processo Clínico Eletrónico do doente.

O CHUSJ possui, atualmente, mais de 2 milhões de processos clínicos de utentes, preservados desde a sua fundação em 1959 até aos nossos dias, contabilizando-se um volume de documentação em papel de 15 quilómetros lineares. O objetivo do projeto RCD não é promover uma desmaterialização total dos registos clínicos do CHUSJ, mas sim atender às necessidades informacionais dos profissionais de Saúde. Neste contexto, há um foco na desmaterialização e preservação digital dos registos dos utentes da Pediatria, que são os futuros utentes adultos do CHUSJ.

Este projeto resulta das sinergias criadas pelo Centro de Gestão da Informação do CHUSJ, composto por uma equipa multidisciplinar de profissionais de arquivo e sistemas de informação. O projeto foi desenvolvido em parceria com a DGLAB, com particular participação do Arquivo Distrital do Porto (ADP), contando com o acompanhamento de profissionais clínicos do CHUSJ e da Secretaria Geral do Ministério da Saúde (SGMS).

O lançamento do projeto decorrerá no Dia Internacional dos Arquivos, que se assinala a 9 de junho.

Menos papel, modernização administrativa e foco na Pediatria

Este projeto vanguardista do CHUSJ pretende contribuir para a racionalização da produção e uso de registos clínicos em papel, através do maior controlo de circuitos de documentos, com dinamização dos resultados do projeto nas áreas de Secretariados Clínicos. O projeto prevê a formação e capacitação de recursos humanos alocados a processos administrativos, para uma efetiva gestão da mudança e modernização administrativa na gestão integrada dos registos clínicos dos utentes.

Os resultados do projeto são na maior eficiência dos processos de trabalho pela disponibilidade e garantia de preservação digital da informação, bem como na gestão dos espaços de depósito de arquivo. O projeto já permitiu ganhos na racionalização de espaços, com libertação de três zonas correspondentes a uma área superior a 240 m2, que estão agora alocadas a áreas de distribuição do fardamento, vestiários e à nova Ressonância Magnética.

O principal resultado do projeto é a capacitação do CHUSJ com a infraestrutura de suporte a todo o processo de preparação, digitalização e disponibilização dos registos clínicos, assegurando a possibilidade de responder a um pedido de um profissional de saúde por disponibilização dos registos clínicos digitalizados de forma integrada com o processo clínico eletrónico. O trabalho desenvolvido congrega preocupações de garantia de preservação digital e de gestão integrada da informação dos registos clínicos dos utentes, numa solução que se pretendia robusta, escalável e sustentável para o CHUSJ e, simultaneamente, passível de ser replicada em outros contextos da saúde.

Replicar no país por uma verdadeira transição digital

O projeto foi desenvolvido pelo CHUSJ com a DGLAB, tendo-se identificado e adotado as melhores práticas no que se refere a requisitos de transferência de suporte por digitalização e garantias de autenticidade dos documentos e preservação digital. Com esta parceria leva-se a cabo a implementação de um estudo de caso na Saúde que ambiciona contribuir para uma possível alteração legal em matéria de transferência de suporte de documentação em papel, atualmente limitada à microfilmagem. A SGMS, organismo que tutela os arquivos do Ministério da Saúde, acompanha e apoia o projeto, procurando que esta capacitação possa ser replicada em outras instituições do Ministério da Saúde.

Neste âmbito, ambas as instituições estão a promover um workshop de formação, ficando os resultados do projeto disponíveis para as entidades interessadas em desenvolver projetos similares poderem beneficiar deste contributo. A divulgação do caso do CHUSJ como boas práticas no contexto da Saúde permitirá incentivar o desenvolvimento de projetos e iniciativas de desmaterialização de arquivos em papel, permitindo às instituições angariar financiamento para a modernização dos seus processos de trabalho. O workshop permitirá uma compreensão do percurso realizado pelo CHUSJ para realização do projeto e do processo de preparação, digitalização, controlo de qualidade e preservação de registos clínicos implementado.

O projeto RCD foi alvo de financiamento FEDER, num valor de apoio total de 1.629.871,96€ (CHUSJ 1.537.851,75€ e DGLAB 92.020,212€).