Um ano de ePatient Centric no São João

Numa Instituição onde, todos os dias, circulam cerca de 20 mil pessoas, impôs-se o recurso às soluções que as novas tecnologias apresentam para aliviar tanto quanto possível a elevada afluência ao Centro Hospitalar de São João por assuntos alheios à situação de doença direta e o tempo despendido por cada visitante nas nossas instalações em questões administrativas.

A criação de canais virtuais de interação com o Utente foi a solução encontrada para possibilitar uma relação administrativa com o Utente desenvolvida virtualmente e, por consequência, mais célere, simples e com menos deslocações.

Por outro lado, existem, neste momento, tecnologias de apoio à gestão e à tomada de decisão dos profissionais de Saúde e gestores de área da Saúde passíveis de minimizar a possibilidade de erro e maximizar a gestão de recursos. Na conjuntura atual, estas preocupações adquiriram, no São João, uma dimensão estruturante.

O projeto de implementação do modelo de proximidade com o Utente com recurso a novas tecnologias, integrado no Programa Operacional Regional do Norte, (ON.2 – O Novo Norte) do quadro de referência estratégico nacional (QREN), designado de ePatient Centric está a permitir ao Centro Hospitalar de São João a aquisição destas tecnologias inovadoras que prometem revolucionar gestão e a comunicação com o Utente no São João.

As quatro ações que compõem o projeto ePatient Centric (Portais e Balcão único; Business Intelligence; Plataformas de Integração e Gestão de filas de espera) representam um investimento total de mais de um milhão e oito centos mil euros, dos quais cerca de um milhão e trezentos mil euros serão suportados pelo Fundo Europeu de Desenvolvimento Regional.

 Um ano após o início da implementação do projeto no Hospital, João Oliveira, Administrador Executivo do Centro Hospitalar de São João e responsável do projeto faz um ponto de situação do caminho percorrido pelos profissionais envolvidos no desenvolvimento deste modelo de proximidade com o Utente que o São João se propôs a levar a cabo:

“A ação Portais e Balcão único encontra-se em fase de implementação, tendo sido a empresa Wiremaze a escolhida em concurso para desenvolver os quatro novos websites (Intranet, extranet profissional, portal colaborativo e portal do Utente) que constituirão o Portal São João e permitirá ao Utente aceder a todas as informações de que necessita e resolver assuntos administrativos.

A empresa Quidgest foi a vencedora do concurso de desenvolvimento do Balcão Único que irá concentrar todas os pontos de atendimento presenciais e virtuais do Hospital numa só organismo com capacidade para suportar os elevados índices de procura que o Centro Hospitalar de São João regista diariamente.

Até ao final deste ano, estes projetos que constituem esta ação estarão em total funcionamento pelo que se avizinha o início da revolução tecnológica na interação do Centro Hospitalar de São João com os seus utentes.

A Plataforma de Integração já está em produção em duas áreas do Centro Hospitalar São João: os Serviços de Anatomia Patológica e de Imunohemoterapia. Em Outubro próximo começarão a ser integrados os dados relativos à aplicação Cardio de Cardiologia e, no mês de Novembro serão integrados os dados relativos à aplicação Siima dos Serviços de Radiologia, Neuroradiologia, Medicina Nuclear, Gastrenterologia, Pneumologia e Ginecologia.

O Plano de implementação desta ação contempla cerca de vinte áreas. Para além das mencionadas, as restantes fases de produção do projeto terão lugar em dezembro 2012 (Portal do Utente, Balcão Único e Gestão de Filas de Espera) e pretende-se integrar as restantes em Janeiro 2013 (Clinidata XXI), Fevereiro 2013 (Medicamentos SGICM), Junho 2013 (Dietas SGICM e Sonho) e Julho 2013 (BDNP, RNU).

Para além de realizar a invocação das várias aplicações do Hospital, “o integrador” concentra a informação sobre o Utente, dados de identificação dos técnicos de saúde, nos vários papéis que podem desempenhar na instituição, bem como informação sobre os organismos, departamentos e outras instituições com que a própria instituição se relaciona. A Plataforma de integração possibilita o cruzamento total de todas estas informações, a sincronização de dados, a pesquisa de índices, a troca de dados de identificação e mesmo o acesso a dados clínicos detalhados.

Desde Janeiro de 2012 que o Centro Hospitalar de São João se encontra a utilizar a mais avançada tecnologia de análise de dados, a análise “multidimensional” de informação, que lhe permite conhecer com grande detalhe e rapidez toda a sua atividade assistencial e os custos decorrentes dessa mesma atividade, no âmbito da ação “Business Intelligence” do projeto ePatientCentric.

Grande parte das áreas de Produção & Gestão Clínica, Recursos Humanos & Vencimentos, Aprovisionamento, Farmácia, Logística, Financeiros, Planeamento e Orçamentação já se encontra sob monitorização permanente.

Como resultados já obtidos podem destacar-se a significativa diminuição do tempo necessário à tomada de decisão, a melhoria significativa da qualidade e consistência das decisões tomadas, a otimização da eficiência operacional e da segurança do doente pela capacidade de agir em tempo útil sobre todos os processos mais críticos, bem como o crescimento de uma cultura de “corporate governance” pela capacidade de difundir e monitorizar a performance e os resultados a qualquer nível da organização e de possibilitar aos responsáveis a gestão das suas unidades com maior precisão.



Atualmente o projeto está a ser alargado a outras áreas de atividade e a iniciar a utilização de técnicas de inteligência artificial que pretendem vir a contribuir significativamente para a melhoria da decisão clínica.

O projeto de Gestão de filas de espera e informação ao Utente pretende contratar um sistema integrado de gestão de atendimento, vulgarmente denominado como gestão de filas, a implementar no Centro Hospitalar São João. Para a definição do projeto foi desenvolvido um estudo funcional do processo de validação presencial que permitirá o reconhecimento do utente para o ato de consulta ou diagnóstico, da integração do novo sistema com software existentes, das definições e codificação dos pontos de espera avançados, dos sistemas de receção e encaminhamento, do desenvolvimento de um novo sistemas de circulações e sinalética para todo o hospital, do estudo de trafego nos pontos de receção e validação ante projeto arquitetónico nas zonas de receção a serem alteradas, do projeto de atendimento voz e integração com balcão único e da definição dos pontos de informação/comunicação multimédia.

O projeto nas suas diversas componentes encontra-se em definições finais, tendo previsto o lançamento do concurso de aquisição durante o mês de Novembro com implementação entre Janeiro e Setembro de 2013”, explica o gestor.