APDIC – Arquivo e Preservação Digital de Informação Clínica

Designação do projeto: APDIC – Arquivo e Preservação Digital de Informação Clínica: modelo de requisitos para certificação da digitalização e preservação digital

Referência: MP_P-125997

Parceiros: CHSJ, INESC Porto

Entidade financiadora: Fundação Calouste Gulbenkian, Serviço de Saúde e Desenvolvimento Humano

Sumário:

A atual gestão da informação clínica no Centro Hospitalar São João (CHSJ), tal como em outros hospitais portugueses, ocorre num contexto informacional caraterizado por um ambiente híbrido, em que os registos clínicos se encontram em papel, em microfilme, digitalizados ou registados diretamente em computador. Apesar do aumento da produção de registos clínicos em formato eletrónico, a existência de várias aplicações informáticas com fraca interoperabilidade e os requisitos legais de registo documental remetem, frequentemente, para o acesso ao processo clínico em papel do doente.
A coexistência de registos clínicos em papel e eletrónicos resulta em défices e redundâncias de informação. Cabe às instituições hospitalares promoverem o desenvolvimento de políticas de informação que assegurem a preservação da informação clínica. Com o presente projeto pretende-se contribuir para o desenvolvimento de Planos de Preservação Digital (PPD) em instituições hospitalares. Partindo da situação atual de gestão da informação clínica no CHSJ, o projeto tem por objetivo a elaboração de um PPD para a instituição que assegure a fiabilidade e preservação da informação nado-digital e, simultaneamente, defina requisitos de digitalização que certifiquem a autenticidade dos documentos digitalizados.

Objetivos:

O objetivo do projeto é a elaboração de um Plano de Preservação Digital (PPD) para o CHSJ, conforme às orientações da Direção Geral de Arquivos, permitindo a desmaterialização efetiva dos processos informacionais hospitalares.
O projeto pretende constituir um contributo significativo para:

• Assegurar a preservação a longo prazo dos registos clínicos produzidos em suporte eletrónico;
• Eliminar os passos de impressão ou microfilmagem de registos nado-digitais, produzidos pelos atuais sistemas adotados pelo CHSJ (SONHO, SAM, ALERT ER, JOne…);
• Gerir as massas documentais retrospetivas acumuladas em arquivos clínicos, equacionando a sua digitalização e consequente libertação de espaço de depósito;
• Introduzir mudanças no workflow da organização (tempo de médicos e enfermeiros despendido em tarefas de organização e acesso ao processo clínico em papel) e racionalizar a produção de registos clínicos em papel, através da disponibilização dos registos retrospetivos do doente digitalizado.

Tarefas:

1. Análise da situação atual, caraterização e avaliação dos sistemas de informação a incluir no PPD

2. Análise de esquemas de meta informação

3. Certificação e transferência de suporte

4. Requisito para os sistemas de armazenamento e estruturas de dados

5. Análise de risco e segurança

6. Estudo de viabilidade de implementação do PPD.

Equipa:

João Oliveira (responsável do projeto)
Gabriel David (investigador principal)
Carolina Silva
Fernanda Gonçalves
Joana Gomes
Luís Filipe Antunes
Ricardo Cruz-Correia
Eduardo Correia
Patrícia Silva
Alexandra Barrote
José Pedro Santos